IT w firmach logistycznych
Arkadiusz Kawa


"Informacja o przesyłce jest równie ważna jak dostarczenie samej przesyłki" - to słowa wypowiedziane w 1979 roku przez Fredericka W. Smitha, założyciela i prezesa światowego integratora usług logistycznych FedEx. Nowatorskie - jak na tamte lata - myślenie podziela dziś większość firm logistycznej czołówki.

Obecnie usługi logistyczne cechują się dużą jakością, terminowością, kompleksowością i wysokim poziomem bezpieczeństwa. Te kryteria wyznaczają sposób, w jaki są budowane tzw. systemy operacyjne. Tworzą je ludzie i odpowiednia infrastruktura: magazyny dystrybucyjne, centra, sortowanie paczek, terminale przeładunkowe, środki transportu, systemy bezpieczeństwa i kontroli. W systemie operacyjnym przesyłane są nie tylko ciężkie frachty, ładunki na paletach, paczki czy dokumenty, ale także informacje o nich. Dlatego warunkiem koniecznym do jego sprawnego funkcjonowania, oprócz odpowiedniej infrastruktury, jest zapewnienie szybkiego i poprawnego dostępu oraz obiegu informacji pomiędzy poszczególnymi punktami w sieci.

Firmy logistyczne, które dostarczają ogromną liczbę przesyłek w różne zakątki świata, zmuszone są do korzystania z nowoczesnych technologii informacyjnych. Rozwiązania informatyczne i telekomunikacyjne są teraz tak ściśle połączone z systemem operacyjnym, że nie mogą bez siebie istnieć. "Efektywne technologie informacyjne są obecnie tak samo ważne jak skuteczne procesy operacyjne, rozwiązania logistyczne, sprzęt i infrastruktura. Ich rola, szczególnie w branży przesyłek ekspresowych, jest nie do przecenienia, choćby ze względu na liczbę zdarzeń, które muszą być codziennie w firmie zarejestrowane, odpowiednio raportowane oraz połączone w spójną całość, dającą w efekcie obraz codziennych operacji w firmie. Ilość rejestrowanych informacji nawet w średniej wielkości firmie to rząd wielkości kilku milionów rekordów. Bez skutecznych rozwiązań informatycznych, nadających im logikę raportową, nie mogłyby zapewnić narzędzia do skutecznego podejmowania decyzji" - mówi Tomasz Swat, dyrektor operacyjny, DPD Masterlink.

Każda informacja lepsza niż jej brak

Ktoś może się zapytać: po co nam informacja, skoro nie otrzymaliśmy zamówionego towaru? Odpowiedź jest prosta. Jeśli wiemy, że nasza przesyłka nie zostanie dostarczona w określonym terminie, to mamy czas, żeby zareagować, np. poszukać alternatywnego dostawcy. Wyobraźmy sobie, że jesteśmy podwykonowcą dla producenta samochodów, który pracuje w systemie Just in Time. Każde opóźnienie w dostawie powoduje przestój całej lini produkcyjnej i ogromne koszty. Firmy z branży motoryzacyjnej odpowiednio zabezpieczają się i za wszelkie opóźnienia obciążają swoich poddostawców olbrzymymi karami. Dlatego niezmiernie ważna jest aktualna informacja o towarach, zwłaszcza gdy powierzyliśmy je zewnętrznej firmie do transportu i magazynowania.

"Informacja traktowana jest jako nieodłączny element usługi logistycznej. Dlatego przywiązujemy dużą wagę do rzetelności, poufności i szybkości przekazywania informacji. Opracowywane są coraz bardziej zaawansowane rozwiązania przesyłu danych pomiędzy partnerami biznesowymi czy informowania klientów o odchyleniach w procesie obsługi logistycznej. Podejście takie pozwala skracać czas obiegu towarów w ramach całego łańcucha logistycznego oraz szybko reagować na nieprawidłowości" - mówi Przemysław Głębocki, szef działu rozwoju systemów biznesowych, Schenker sp. z o.o.

Strategiczne znaczenie

Lista zadań realizowanych przez IT w logistyce jest długa. "Systemy IT pełnią rolę kontroli przepływów, wspierają planowanie i podejmowanie właściwych decyzji, mierzą efektywność, optymalizują transporty i trasy kurierskie, rozliczają, a ponadto gromadzą ogromne zasoby wiedzy o transakcjach, jakie mają miejsce. To wszystko pozwala nam na wszelkie symulacje i przewidywanie oraz w efekcie na planowanie rozwoju firmy" - wylicza Piotr Orłowski, dyrektor ds. systemów informatycznych, DHL Express (Poland).

Firmy nie oszczędzają zatem przy zakupie rozwiązań IT. "Co roku firma inwestuje ponad 40 mln euro w rozwój systemów, aplikacji i procesów informatycznych. Systemami informatycznymi TNT Express administrują specjalistyczne zespoły w 70 krajach. Ich pracę koordynuje utworzone w tym celu centrum komputerowe w Atherstone w Wielkiej Brytanii" - mówi Wojciech Mazur, ICS Manager, TNT Express Poland.

Firmy z branży usług logistycznych biorą aktywny udział i wspierają projekty w zakresie najnowszych technologii informacyjnych. Przykładem jest technologia RFID. Według badania Market Report, European 3PL, 77% firm logistycznych w Europie uważa, że inwestycje w nowoczesne technologie pozwolą na wzrost wartości ich usług, a dla 44% firm zakup systemów jest jednym z głównych elementów ich strategii rozwoju w tym roku.

Niektórzy uważają nawet, że przedsiębiorstwa logistyczne obecnie nie mogą budować przewagi konkurencyjnej bez sprawnych systemów informatycznych. Poniżej przedstawiamy kilka najważniejszych systemów, które są wykorzystywane w ich codziennej pracy.

Systemy na co dzień

Firmy logistyczne pracują na różnych systemach. Przeważają rozwiązania dedykowane bądź autorskie. Jednak w niektórych obszarach działalności, takich jak: sprzedaż, finanse, kontroling, środki trwałe, kadry i płace, firmy korzystają z uniwersalnych, sprawdzonych i zintegrowanych systemów klasy ERP. Specyfika firm logistycznych nakazuje podkreślić przydatność takich modułów, jak sprzedaż i finanse - pomocne w udzielaniu szybkich odpowiedzi na zapytania klientów, w rozliczeniach faktur w wielu walutach i językach, na rynkach, na których są różne regulacje prawne, w obsłudze różnych typów i form opodatkowania czy procedur importowych i eksportowych, itp. Obszar kontrolingu umożliwia prognozowanie i śledzenie przepływu gotówki, wyliczanie kosztów działalności wewnętrznej firmy logistycznej na bazie przepływu usług świadczonych wzajemnie przez poszczególne przedstawicielstwa. Z kolei moduł środki trwałe umożliwia optymalne gospodarowanie składnikami majątku trwałego, tj. środkami trwałymi, wartościami niematerialnymi i prawnymi oraz inwestycjami rozpoczętymi. Znaczenie mają także planowanie rozwoju kadr, rekrutacja pracowników, administracja kadr i płac, planowanie ścieżek rozwoju poszczególnych pracowników (firmy logistyczne zatrudniają w Polsce od kilkuset do kilku tysięcy pracowników), przy wsparciu modułu zarządzania kadrami.

Żadna firma logistyczna nie mogłaby sprawnie funkcjonować bez wsparcia systemów automatycznej identyfikacji. Cechują się obecnie dużą precyzją, szybkością i automatyzacją pewnych czynności. Ograniczają potrzebę ręcznego wypełniania dokumentów i błędy klawiaturowe przy wpisywaniu danych. Dodatkowo niektórzy przewoźnicy ekspresowi używają czytników wyposażonych w kamerę CCD (ang. Charge-Coupled Device), która umożliwia np. skanowanie podpisu klienta odbierającego paczkę. Firma w razie reklamacji może w każdej chwili przedstawić potwierdzenie odbioru przesyłki w wersji elektronicznej.

Niemałe znaczenie mają dedykowane sieci rozległe (ang. VAN), które mogą służyć jako medium wymiany danych między punktami systemu operacyjnego. "Struktura informatyczna TNT Express, odzwierciedlająca sieć drogową i lotniczą firmy, łączy wszystkie przedstawicielstwa na całym świecie, a także umożliwia ciągłą wymianę danych pomiędzy filiami firmy. Główne krajowe oddziały wyposażono w serwery, na których zainstalowano zintegrowane oprogramowanie, pozwalające płynnie zarządzać zleceniami i kurierami, obsługiwać usługi importowe i eksportowe, przygotowywać niezbędną dokumentację" - zaznacza Wojciech Mazur.

Ogromną rolę odgrywają też systemy elektronicznego kontrolowania i nadzorowania ruchu taboru (ang. GPS) oraz przesyłek (ang. Track & Trace), które umożliwiają śledzenie drogi paczki i natychmiastowe uzyskanie informacji o jej statusie. Dzięki GPS w dowolnej chwili przez 24 godziny na dobę dyspozytor firmy logistycznej może uzyskać pełną informację o dacie, godzinie, prędkości przejazdu oraz miejscu pobytu pojedynczego pojazdu, określonej grupy bądź wszystkich pojazdów. Dzięki systemowi Track & Trace operator logistyczny ma jasno sprecyzowany system odpowiedzialności pracowników za ładunki i w każdym momencie wie, gdzie przesyłki się znajdują. Ponadto system umożliwia uzyskanie informacji statystycznej o jakości usług i w razie potrzeby firma może się postarać o podwyższenie ich standardu. Z kolei klienci (zwłaszcza firm kurierskich) w każdym momencie mogą sprawdzić, co dzieje się z ich przesyłką, i uzyskać informację, czy przesyłka dotarła, a jeśli nie, to dlaczego.

Operatorzy logistyczni chętnie również korzystają z możliwości, jakie daje Internet. Firmy z branży przesyłek ekspresowych, w porównaniu do całego sektora TSL, oferują bardzo szeroki zakres usług przez sieć. Przez standardową przeglądarkę internetową klient może np. sprawdzić dostępne usługi, obliczyć koszt usługi, zamówić kuriera, wypełnić list przewozowy.

Pracownicy firm logistycznych potrzebują często wielu różnych danych, które mogą pochodzić z kilku oddziałów. W takich przypadkach bardzo pomocny jest intranet. W intranecie może znajdować się opis pewnych procedur, np. najważniejszych zasad dotyczących niestandardowej obsługi klientów. Pracownicy mogą śledzić i odtworzyć trasę wybranej przesyłki, kosza, palety czy rollkontenera. Mogą być tu zbierane informacje z inwentaryzacji palet, koszów i rollkontenerów, co zastępuje papierowe raporty inwetaryzacyjne, przesyłane głównie faksem. Firmy prowadzą także analizę transportu liniowego. Kierownicy transportu przeglądają wskaźniki opóźnień, stopnia wypełnienia danego środka transportu, kosztu jednostkowego w danym regionie oraz wiele innych.Ponadto na podstawie różnych analiz, raportów dostępnych przez intranet kierownicy oddziałów mogą sprawdzić, jak praca ich podwładnych prezentuje się na tle innych pracowników z kraju.

Firmy logistyczne stosują technologie IT także w celu spełniania oczekiwań potencjalnych i dotychczasowych klientów. W coraz większym stopniu klientom zależy raczej na czasie, ułatwieniach w wysyłaniu przesyłek i nowoczesnych rozwiązaniach technologicznych niż na cenie usługi. Niektórzy przewoźnicy ekspresowi, aby przyspieszyć proces nadawania przesyłek i odciążyć swoją pracę, udostępniają klientom gotowe aplikacje. Bardzo często są one zintegrowane z systemami klienta (z systemami magazynowymi, zarządzania sprzedażą itp.). Umożliwiają one przygotowanie kompletnej dokumentacji przewozowej bez konieczności korzystania z innych programów, a także zamówienie kuriera online.

Przyszłość

Przyszłość technologii ICT w usługach logistycznych leży m.in. w możliwości zlecania, zamawiania, wybierania usług przez Internet. "Już dziś coraz szersze grono klientów wybiera ten kanał jako podstawowy. Również postępy w telefonii mobilnej otwierają duże możliwości integracji telefonu komórkowego z łańcuchem logistycznym jako narzędzia do np. zbierania statusów lub skanów" - mówi Piotr Orłowski. "W przyszłości planowane jest przekazywanie danych w czasie rzeczywistym. Koncepcja, która znajdzie zastosowanie w praktyce, zakłada, że wówczas dane po każdym skanowaniu za pośrednictwem GPRS przekazywane będą natychmiast do sieci GLS, a tym samym będą do dyspozycji w czasie rzeczywistym w systemie Track & Trace. W tym celu wszyscy kierowcy GLS wyposażeni zostaną dodatkowo, oprócz już istniejących skanerów (jako nośników danych), w zdalne, przenośne urządzenie (pełniące funkcje nadajników danych)" - mówi Klaus Conrad, prezes zarządu GLS Poland.

Przyszłość to także zagadnienia integracji i komunikacji z klientem. "W najbliższej przyszłości ciągle dużą wagę będziemy przywiązywali do technologii umożliwiających integrację procesów biznesowych (EDI, SOA, systemy dla klientów). Olbrzymie możliwości tkwią w technologii RFID, która jest obecnie testowana na poziomie korporacyjnym. Do przyszłościowych technologii wykorzystywanych przez operatorów logistycznych należała będzie szeroko rozumiana telekomunikacja. Szybki rozwój tego typu usług (MPLS, VoIP, GPRS, UMTS) i coraz niższe koszty ich implementacji i utrzymania sprawią, że technologia ta będzie wykorzystywana w coraz to nowszych obszarach" - dodaje Przemysław Głębocki.



Źródło: CEO - Magazyn kadry zarządzającej, 6/2007